Kan man ta in externt styrelsestöd i den ideella föreningen?
Årsmötet står för dörren och mycket som ska ordnas
Våren är oftast en hektisk period i de flesta ideella organisationer. Årsmötet står för dörren och det är mycket som ska falla på plats inför detta.
De flesta av föreningens medlemmar kommer till ett föreningsmöte kanske bara en gång om året och det är inte alltid inte så tydligt hur mycket arbete som ligger bakom denna årsmötesdag. Men för styrelsen och valberedningen ligger det oftast flera månaders intensivt arbete bakom själva mötesdagen.
I vissa ideella föreningar flyter ett årsmöte förbi på mindre än en timme som en lättsam formalia, medan det i andra organisationer uppstår långdragna, känslosamma diskussioner som sprider sig långt utanför mötesramarna. I värsta fall kan de långdragna diskussionerna resultera i att man måste bryta årsmötet och kalla till nytt årsmöte. Sådana årsmöten kan för vissa föreningsmedlemmar upplevas som så plågsamt att de drar sig för att delta på kommande årsmöten.
Oftast är styrelsen i förväg väl medveten om när det finns risk för att större konflikter och långdragna diskussioner kan komma att uppstå under årsmötet.
Konflikter och stora diskussioner föregås alltid av att det har bubblat under ytan under en längre tid. Kanske har det bubblat inom styrelsegruppen, men det kan också vara medlemmar som under arbetsåret har framfört kritik mot styrelsen och dess sätt att driva föreningen.
Förberedande arbete innan årsmötet
När styrelsen är medveten om att årsmötet troligtvis kommer att innehålla stora diskussioner och oenigheter är det förberedande arbetet inom styrelsen oerhört viktigt.
Kan styrelsen i förväg formulera svar på motionerna som inkommit? Svar som innehåller tydlig motivering till bifall eller avslag.
Kan styrelsen i förväg skicka ut vissa årsmöteshandlingar som är ren information och som inte kräver diskussioner och beslut?
Den absolut viktigaste frågan är - Vem är tänkt att ta rollen som årsmötesordförande?
Har man någon stark och erfaren kandidat internt som har förmåga att leda årsmötet så att mötesramarna hålls? Om man inte har en erfaren kandidat internt kan det vara klokt att ta in en extern mötesordförande som leder årsmötesförhandlingarna.
Ta in en extern årsmötesordförande
En extern årsmötesordförande står utanför de internt laddade frågorna och har därför lättare att kunna bryta av diskussioner som springer iväg och föra mötet tillbaka till dagordningen.
En central punkt på ett årsmötes dagordning är val av styrelse.
I de flesta ideella organisationer tillsätts den större delen av styrelseposterna med två års mandat och i omlott – dvs halva styrelsen har ett år kvar på sitt mandat och resterande halva väljs in som nyval eller omval. Genom detta omlott-system säkrar man att det alltid finns delar av styrelsen som besitter erfarenhet av föreningsarbetet. Ordförandeposten tillsätts ibland med ett års mandat åt gången.
I ideella föreningar kan styrelsemedlemmar ha lång erfarenhet av styrelsearbete, men mer vanligt är att styrelsemedlemmar har väldigt lite erfarenhet av att jobba i en styrelse. Det primära i en ideell förening är att medlemmarna har samlats kring ett gemensamt intresse tex en djurförening, ett yrkesförbund eller en konstförening. Att driva en ideell förening kräver en styrelse och man tackar kanske ja till en plats i styrelsen utan veta så mycket om vad styrelsearbete egentligen innebär.
Utbildning av styrelsen för kommande år
Jag vill här ge ett råd till alla styrelser. Börja ert nya arbetsår med en styrelseutbildning så att alla medlemmar i styrelsen får en bra grundläggande kunskap om vad styrelsearbete innebär och hur den demokratiska processen fungerar. Det är mycket roligare för en nyvald styrelseledamot att delta i arbetet när man får en bra introduktion. Även styrelseledamöter med tidigare erfarenhet brukar uppskatta en genomgång av grundläggande principer. Att alla är trygga i sin roll ökar möjligheterna för ett kreativt och roligt arbete som driver föreningen framåt mot sina mål.
När väl arbetet i den nya styrelsegruppen kommit i gång är det helt naturligt att olika åsikter om hur arbetet ska genomföras uppstår. Att ha olika åsikter är en viktig motor som för diskussionerna framåt och ur dessa diskussioner kan nya idéer födas.
Här är det viktigt att förstå den demokratiska processen! Detta omfattar respekt för varandras olika tankar och att kunna föra mogna diskussioner som leder till beslut som gynnar föreningen.
Att alla styrelseledamöter är insatta i föreningsstadgarna är A och O!
När stora oenigheter uppstår i styrelsegruppen och det är svårt att komma till beslut kan gruppen ofta få hjälp genom att gå tillbaka till föreningens stadgar. Stadgarna är antagna av föreningens medlemmar och de beskriver tydligt föreningens arbete och mål samt vilka mandat som styrelsen har när det gäller beslutsrätt.
Beslut gällande det löpande föreningsarbetet har styrelsen i regel fått mandat för, men stora frågor som förändrar föreningens grundläggande arbete och mål kräver oftast ett årsmötesbeslut.
Hantering av konflikter i en styrelse
Vanliga orsaker till att interna styrelsekonflikter uppstår är oerfarenhet av styrelsearbete, att nya (eller gamla) styrelseledamöter inte är införstådda med den demokratiska processen, att det saknas styrdokument som beskriver rollfördelning och ansvarsfördelning inom styrelsen.
När det uppstår stora oenigheter som gruppen inte tar tag i på ett tidigt stadie kan detta leda till att mindre grupperingar inom styrelsegruppen så småningom bildas. Det börjar uppstå diskussioner i undergrupperna utanför styrelserummet och risken är stor att djupa sprickor inom styrelsegruppen uppstår.
Har detta väl skett kan det vara mycket svårt att hitta tillbaka till en god samtalston på egen hand. I ett sådant läge bör styrelsen ta hjälp av en oberoende konsult utifrån som kan hjälpa till med att återupprätta det respektfulla samtalet och tilliten till varandra inom styrelsegruppen.
En förening vilar på demokratiska principer
Styrelsens förmåga att samarbeta och leda föreningen framåt kommer också att prägla föreningskulturen i hela föreningen. Om interna konflikter i styrelsegruppen får tillräckligt djupt fäste uppstår ofta missnöjesyttringar även bland föreningens medlemmar. Också här är det stor risk att föreningens medlemmar börjar bilda subgrupper som leder till djupa sprickor i hela föreningen.
Vanligaste orsak till att det bildas subgrupper på medlemsnivå inom en förening är att man inte förstår eller respekterar de demokratiska principer som en förening vilar på. Många medlemmar som höjer sina kritiska röster har aldrig ens läst föreningsstadgarna.
10 råd till styrelser i ideella föreningar
Det här är mina 10 bästa råd:
Uppmuntra alla nya föreningsmedlemmar att läsa igenom föreningsstadgarna så att de är väl insatta i föreningens syfte och mål
Starta arbetsåret med en styrelseutbildning
Se till att det finns tydliga styrdokument för styrelsearbetet
Ta vara på styrelsemedlemmarnas olika styrkor och förmågor.
Inga spontana diskussioner som rör styrelsearbetet i fikarummet! Alla samtal bör ske i styrelserummet när alla i styrelsen är närvarande.
Respektera att pågående diskussioner inom styrelsen hålls internt tills styrelsebeslut har tagits.
Ta tag i interna konflikter inom styrelsen i tidigt skede.
Ta hjälp av extern konsult när sprickor uppstått inom styrelsen.
Löpande nyhetsbrev med information från styrelsen till medlemmarna om arbetet som sker i föreningen.
Anlita en extern årsmötesordförande när styrelsen är medveten om att det finns risker att det kan uppstå långdragna diskussioner som inte ryms inom dagordningen.
Externkonsult till hjälp
Som extern konsult kan jag hjälpa till så att föreningslivet blir roligt och konstruktivt.
Det här är det jag kan hjälpa er ideella förening med:
Styrelseutbildning för ideell förening – vad innebär det att sitta i en styrelse i en ideell förening, rollfördelning, ansvarsområde, den demokratiska processen, stadgar, styrdokument mm
Externt stöd för styrelsegrupp som behöver handledning och stöd i sitt förtroendevalda uppdrag
Ta rollen som samtalsledare för att öka styrelsegruppens förståelse för varandra
Konflikthantering när styrelsegruppen har hamnat i låst läge
Behöver du och din ideella förening min hjälp? Välkommen att kontakta mig så pratar vi igenom era behov och jag tar fram en offert för er.
Mina uppdrag som organisationskonsult hanteras naturligtvis 100% konfidentiellt!
Eva-Marie Janelo
Organisationskonsult
Välkommen att kontakta mig på evamarie@janelo.se
